De niet-openbare procedure bij Belgische overheidsopdrachten

Eerst een aanvraag, daarna de offerte

Bij Belgische overheidsopdrachten heeft de niet-openbare procedure twee stappen. Elke onderneming kan deelneming vragen. Alleen de ondernemingen die na de selectie worden uitgenodigd, dienen een offerte in.

De wet van 17 juni 2016 in haar geheel staat hier: Gids over de wet van 17 juni 2016 De officiële tekst staat op Justel. De openbare procedure, in één stap, staat hier: Openbare procedure De procedures waarbij de koper de offerte kan bespreken, staan hier: Onderhandelingsprocedure

De Franse tekst, die voor de artikelen 37 en 79 hieronder is gelezen: Wet van 17 juni 2016 (Justel, Frans) De Nederlandse tekst: Wet van 17 juni 2016 (Justel, Nederlands)

Niet-openbaar of openbaar

Artikel 35 noemt beide wanneer een aankondiging van opdracht is bekendgemaakt. Het type staat op de aankondiging. Op een TED-aankondiging staat het bij punt 2.1, « Type procedure ». De gepubliceerde datum lezen als die van de offerte kan de aanvraag tot deelneming doen missen.

Wat de wet van 17 juni 2016 zegt

Artikel 37, § 1, zegt dat bij een niet-openbare procedure elke ondernemer een aanvraag tot deelneming kan indienen naar aanleiding van een aankondiging van opdracht die de informatie bevat die de Koning vaststelt, en daarbij de informatie voor de selectie verschaft die de aanbestedende overheid vraagt. De minimumtermijn voor ontvangst van de aanvragen tot deelneming is dertig dagen vanaf de verzending van de aankondiging. De zinnen in deze afdeling zijn een Nederlandse weergave van de Franse tekst.

Paragraaf 2 zegt dat alleen de ondernemers die de aanbestedende overheid daartoe uitnodigt, na de beoordeling van de verstrekte informatie, een offerte mogen indienen. De aanbestedende overheid mag het aantal uitgenodigde kandidaten beperken, overeenkomstig artikel 79. De minimumtermijn voor ontvangst van de offertes is dertig dagen vanaf de verzending van de uitnodiging tot het indienen van een offerte.

Paragraaf 3 laat toe die termijn voor ontvangst van de offertes tot tien dagen te brengen wanneer de aanbestedende overheid een vooraankondiging heeft bekendgemaakt en de twee voorwaarden van de paragraaf vervuld zijn. De vooraankondiging moest alle informatie bevatten die de Koning vaststelt, voor zover die beschikbaar was bij de bekendmaking. Ze moest ter bekendmaking zijn verzonden van vijfendertig dagen tot twaalf maanden vóór de verzending van de aankondiging van opdracht. Die verkorting viseert de termijn van de offerte, niet die van de aanvraag tot deelneming.

Paragraaf 4 viseert een situatie van urgentie die de aanbestedende overheid deugdelijk rechtvaardigt, en die de minimumtermijnen van het artikel onmogelijk maakt. De termijn voor ontvangst van de aanvragen tot deelneming mag dan niet korter zijn dan vijftien dagen vanaf de verzending van de aankondiging. De termijn voor ontvangst van de offertes mag niet korter zijn dan tien dagen vanaf de verzending van de uitnodiging.

Paragraaf 5 laat toe de termijn voor ontvangst van de offertes van paragraaf 2, tweede lid, dus de termijn van dertig dagen, met vijf dagen te verkorten als de offertes elektronisch worden ingediend volgens de regels voor elektronische platformen genomen door en krachtens artikel 14, § 1, tweede lid, en §§ 5 tot 7. Die verkorting geldt, in de tekst van het artikel, niet voor de termijn van de aanvraag tot deelneming, en niet voor de termijnen die de paragrafen 3 en 4 al hebben gebracht.

Paragraaf 6 zegt dat de Koning bijkomende procedureregels voor de niet-openbare procedure kan vaststellen. Deze pagina somt ze niet op: ze staan in het besluit, en de data die tellen blijven die van de aankondiging en van de uitnodiging.

Artikel 79, § 1, laat de koper toe, in de niet-openbare procedure, het aantal kandidaten te beperken die aan de selectiecriteria voldoen, op voorwaarde dat het minimumaantal gekwalificeerde kandidaten van paragraaf 2 beschikbaar is. Paragraaf 2 zegt dat de koper in de aankondiging de objectieve en niet-discriminerende criteria of regels vermeldt, het minimumaantal kandidaten dat hij wil uitnodigen en, in voorkomend geval, hun maximumaantal. In de niet-openbare procedure is het minimumaantal kandidaten vijf. Het aantal uitgenodigde kandidaten moet volstaan om echte mededinging te verzekeren. De koper nodigt een aantal uit dat minstens gelijk is aan dat minimum. Wanneer het aantal kandidaten dat aan de selectiecriteria en de minimumcapaciteit voldoet lager ligt dan het minimum dat hij vastlegde, kan hij de procedure voortzetten door de kandidaten met de vereiste capaciteit uit te nodigen. In diezelfde procedure neemt hij de ondernemers niet op die niet om deelneming hebben verzocht, noch de kandidaten die de vereiste capaciteit niet hebben.

Paragraaf 3 van artikel 79 zegt dat, voor opdrachten onder de drempels voor Europese bekendmaking, de verplichting om in de aankondiging het minimumaantal en, in voorkomend geval, het maximumaantal kandidaten te vermelden niet geldt. De bedragen van 2026 en 2027 staan in de gids over de drempels: Drempels 2026-2027 Hoe u een datum van een aanvraag tot deelneming leest, staat al hier: Aanvraag tot deelneming

TED, de richtlijn, het Belgische platform

Boven de Europese drempels staat een aankondiging die naar het Publicatieblad van de Europese Unie is gestuurd op TED: TED Richtlijn 2014/24/EU voorziet de niet-openbare procedure in artikel 28. De artikelen 28 en 65 van de richtlijn gaan ook over de beperking van het aantal kandidaten. De Belgische wet van 17 juni 2016 zet er een deel van om. Tekst van de richtlijn: Richtlijn 2014/24/EU

Belgische opdrachten die niet op TED staan, leest u hier: Opdrachten buiten TED Het federale platform is e-Procurement De pagina van de FOD BOSA over dat platform: FOD BOSA, e-Procurement

Wat een kmo controleert voor ze antwoordt

De eerste gepubliceerde datum is doorgaans niet die van de prijsofferte. Zonder tijdige aanvraag tot deelneming wordt de onderneming niet uitgenodigd.

1. Het proceduretype op de aankondiging lezen, in een bruikbare volgorde: Een TED-aankondiging lezen
2. Controleren dat de gepubliceerde uiterste datum niet verstreken is: Nog open De lijst van nog open termijnen staat hier: Termijnen
3. De aanvraag tot deelneming indienen, met de gevraagde selectie-informatie, vóór de datum van die aanvraag. De prijsofferte komt na de uitnodiging, als de onderneming wordt uitgenodigd.
4. Boven de Europese drempels wordt het UEA bij de aanvraag tot deelneming gevoegd. Hoe u het invult: Gids UEA
5. Om de offerte na de uitnodiging voor te bereiden, de gunningscriteria en hun weging lezen in de opdrachtdocumenten. Wat de wet van 17 juni 2016 erover zegt (artikelen 81 en 82): Gunningscriteria
6. Is de aankondiging een openbare procedure, dan is er geen aanvraag: de offerte wordt rechtstreeks ingediend. Dat geval staat hier: Openbare procedure
7. Een melding voor nieuwe aankondigingen stelt u hier in: Melding

Wat AOEX niet doet

AOEX dient noch de aanvraag tot deelneming noch de offerte in, kiest niet wie uit te nodigen en contacteert de koper niet. Deze pagina zegt niet wie uitgenodigd wordt, noch wie gekozen wordt.

De tekst die geldt, blijft de laatste officiële aankondiging, de uitnodiging, en de opdrachtdocumenten.

Veelgestelde vragen

Kan ik een offerte indienen in een niet-openbare procedure zonder aanvraag tot deelneming?

Nee. Artikel 37, § 2, van de wet van 17 juni 2016 zegt dat alleen de ondernemers die na de beoordeling van de verstrekte informatie worden uitgenodigd, een offerte mogen indienen. Artikel 79 voegt toe dat de koper de ondernemers niet opneemt die niet om deelneming hebben verzocht.

Wat zijn de minimumtermijnen van een niet-openbare procedure in België?

Dertig dagen voor de aanvraag tot deelneming, vanaf de verzending van de aankondiging (artikel 37, § 1). Dertig dagen voor de offerte, vanaf de verzending van de uitnodiging (§ 2). Een vooraankondiging die § 3 vervult, kan de termijn van de offerte tot tien dagen brengen. Bij deugdelijk gerechtvaardigde urgentie laat § 4 een termijn toe die niet korter mag zijn dan vijftien dagen voor de aanvraag en tien dagen voor de offerte. De termijn van dertig dagen voor de offerte kan met vijf dagen worden verkort als de offerte elektronisch is (§ 5). De aankondiging kan een langere datum publiceren.

Moet de koper vijf ondernemingen uitnodigen?

Artikel 79, § 2, legt het minimumaantal kandidaten op vijf vast in de niet-openbare procedure. Het aantal uitgenodigden moet volstaan voor echte mededinging. Zijn er minder kandidaten met de vereiste capaciteit dan het minimum dat de koper vastlegde, dan kan hij voortgaan met wie die capaciteit heeft. Onder de drempels voor Europese bekendmaking zegt § 3 dat de verplichting om dat minimum in de aankondiging te vermelden niet geldt.

Is de datum op TED die van de offerte?

Niet altijd. Bij een niet-openbare procedure viseert de gepubliceerde datum vaak de aanvraag tot deelneming. De offerte komt na de uitnodiging, en alleen voor de uitgenodigde ondernemingen. Een offertedatum kan dus ontbreken op de aankondiging van opdracht.

Bronnen

Wet van 17 juni 2016, artikelen 37 en 79, Franse tekst gelezen op Justel op 26 oktober 2026: Wet van 17 juni 2016 (Justel, Frans) Nederlandse tekst: Wet van 17 juni 2016 (Justel, Nederlands) Richtlijn 2014/24/EU: Richtlijn 2014/24/EU