Qu’est-ce qu’un cahier des charges dans un marché public belge, et qui le rédige ?

Ce que c’est, et qui l’écrit

Dans un marché public belge, le cahier des charges, que la loi appelle cahier spécial des charges, est le document où l’acheteur décrit le travail, la fourniture ou le service, et les conditions pour y répondre et pour l’exécuter. C’est le pouvoir adjudicateur qui le rédige et qui le fournit. L’entreprise qui veut soumissionner ne le rédige pas : elle remet une offre.

L’article 2, 43°, de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics range le cahier spécial des charges parmi les documents du marché : « tout document applicable au marché fourni par l’adjudicateur ou auquel il se réfère ». Le même point ajoute qu’un document descriptif comprend notamment les spécifications techniques et les conditions contractuelles proposées, ainsi que les formats dans lesquels les candidats et les soumissionnaires présentent leurs documents.

La page de la Vlaanderen sur la rédaction du bestek, écrite pour les autorités locales, le dit du côté de celui qui achète : le bestuur y transforme un besoin en une question posée au marché. Le bestek y est le document de base, avec les clauses particulières de la passation et de l’exécution. Texte de la loi : https://www.ejustice.just.fgov.be/eli/loi/2016/06/17/2016021053/justel Page flamande : https://www.vlaanderen.be/lokaal-bestuur/overheidsopdrachten/opmaak-bestek

Ce qu’il contient d’habitude

La loi ne publie pas un sommaire unique, le même pour chaque acheteur. La page flamande énumère, pour le bestek d’une autorité locale, des parties habituelles : un volet réglementaire (fixation du prix et éléments de prix, date limite et modalités de dépôt, critères de sélection, dispositions sur les lots, variantes et options lorsqu’il y en a, critères d’attribution), des clauses administratives et contractuelles, une description technique détaillée, un formulaire d’offre avec le métré récapitulatif pour des travaux ou l’inventaire pour des fournitures ou des services, puis des plans ou d’autres annexes.

L’article 2, 7° et 8°, de l’arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques définit le métré récapitulatif, dans un marché de travaux, et l’inventaire, dans un marché de fournitures ou de services : le document du marché qui découpe les prestations en postes et précise pour chacun la quantité ou le mode de détermination du prix.

L’article 81, § 3, de la loi dit que les critères d’attribution doivent être indiqués dans l’avis de marché ou dans un autre document du marché. L’article 71 dit que les critères de sélection peuvent porter sur l’aptitude à exercer l’activité professionnelle, la capacité économique et financière, et les capacités techniques et professionnelles. L’article 58, § 1er, dit que, lorsque le marché est passé en lots, l’acheteur en fixe la nature, le volume, l’objet, la répartition et les caractéristiques dans les documents du marché, et qu’il indique dans l’avis s’il est possible de soumettre une offre pour un seul lot, pour plusieurs lots ou pour tous les lots. Combien de lots une entreprise peut viser se lit dans le guide https://aoex.be/guides/avis-ted-en-lots

L’article 9, § 4, de l’arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d’exécution des marchés publics dit que certaines dérogations à ces règles font l’objet d’une motivation formelle dans le cahier spécial des charges. Sans cette motivation, la dérogation est réputée non écrite. Textes : https://www.ejustice.just.fgov.be/eli/arrete/2017/04/18/2017020322/justel https://www.ejustice.just.fgov.be/eli/arrete/2013/01/14/2013021005/justel

Où le trouver

L’article 64, § 1er, de la loi du 17 juin 2016 dit que le pouvoir adjudicateur offre, par moyen électronique, un accès gratuit, sans restriction, complet et direct aux documents du marché à partir de la date de publication de l’avis. Le texte de l’avis précise l’adresse internet à laquelle ces documents sont accessibles. Si l’avis ne publie pas cette adresse, elle n’est pas publiée. Cette page n’en invente pas.

Le SPF BOSA présente la plateforme e-Procurement, à l’adresse https://www.publicprocurement.be, comme l’endroit où une entreprise accède à un marché public ou le soumet par voie électronique. Sur cette plateforme, elle atteint le Bulletin des Adjudications. La même page dit que ce bulletin ne reprend pas tous les marchés : parfois l’acheteur invite l’entreprise directement. Page, mise à jour le 24 janvier 2025 : https://bosa.belgium.be/fr/applications/e-procurement L’adresse des documents du marché reste celle que l’avis indique. Elle peut ouvrir un espace de cette plateforme, ou une autre adresse que l’avis publie.

Pour les secteurs classiques, l’article 8, § 1er, de l’arrêté royal du 18 avril 2017 dit qu’un marché soumis à la publicité européenne est publié au Journal officiel de l’Union européenne et au Bulletin des Adjudications. TED est la version électronique de ce Journal officiel, le supplément S : https://ted.europa.eu/en/simap/european-public-procurement Au-dessus des seuils européens, l’avis TED indique lui aussi l’adresse des documents. Les montants de ces seuils ne sont pas repris ici.

TED ne contient pas les petits marchés belges sous les seuils européens, sauf si l’acheteur envoie aussi l’avis au Journal officiel. Le même article 8 publie un marché soumis uniquement à la publicité belge au Bulletin des Adjudications. Sans cet envoi supplémentaire, l’avis n’est pas dans TED. Où ces marchés belges sont publiés est expliqué ici : https://aoex.be/guides/marches-hors-ted

Reconnaître le fichier que l’avis TED publie déjà, et voir ce que ce fichier n’est pas, se fait dans un autre guide : https://aoex.be/guides/cahier-des-charges Cette page ne reprend pas cette lecture.

Poser une question à l’acheteur

Une question sur le cahier des charges se pose à l’adresse que l’avis publie pour les renseignements complémentaires : un service, une adresse électronique, ou l’espace des documents. L’article 64, § 2, de la loi dit que l’acheteur fournit ces renseignements six jours au plus tard avant la date limite de réception des offres, lorsque la demande a été faite en temps utile. La loi ne publie pas un jour du calendrier, le même pour tous les avis, avant lequel la question doit partir.

Le délai de quatre jours d’une procédure accélérée, et ce qu’il faut faire quand l’avis publie lui-même une date pour les questions, sont expliqués dans le guide https://aoex.be/guides/question-acheteur-avis-ted Cette page ne calcule pas un jour. AOEX n’envoie pas la question.

Quoi vérifier avant de répondre

Avant de décider de répondre, lisez dans le cahier des charges l’objet et la description technique, les critères de sélection, les critères d’attribution indiqués dans l’avis ou dans les documents, la date limite, l’endroit du dépôt, et, s’il y a des lots, les règles de l’avis et des documents. Un champ que l’avis ou le cahier ne publie pas reste inconnu.

Cette lecture ne dit pas si l’entreprise obtiendra le marché. AOEX ne rédige pas le cahier des charges, ne dépose pas l’offre et ne contacte pas l’acheteur. Le texte à suivre reste l’avis officiel et les documents du marché.

Cette page donne une information générale. Ce n’est pas un conseil juridique.